New Checklists from SSC

As of 20th of January 2024, the Vice Rector for studies, digitalization and international affairs, Thomas Prohaska, sent out new general guidelines for Mastertheses on the Montanuniversity of Leoben.

English Versions

• Guideline Supervision of Mastertheses
• Checklist Supervision of Masthertheses

German Versions

• Leitfaden Betreuung von Masterarbeiten für Betreuende
• Checkliste Betreuung von Masterarbeiten für Betreuende

German Version of the Checklists – CPS

• Checkliste Betreuer
• Checkliste Student

English Version of the Checklists – CPS

• Checklist Supervisor
• Checklist Student

MUL Verteiler

folgende moderierte E-Mail Verteiler existieren:

• allgemeine-bedienstete@lists.unileoben.ac.at

allgemeine-bedienstete

• bkua@lists.unileoben.ac.at

bkua

• hoerer@lists.unileoben.ac.at

hoerer

• internationale-studierende@lists.unileoben.ac.at

internationale-studierende

• leiter@lists.unileoben.ac.at

leiter

• professoren@lists.unileoben.ac.at

• sekretariate@lists.unileoben.ac.at

sekretariate

• studenten-abschnitt-drei@lists.unileoben.ac.at

studenten-abschnitt-drei

• studentinnen@lists.unileoben.ac.at

studentinnen

• wissenschaftliches-personal@lists.unileoben.ac.at

wissenschaftliches-personal

• wissenschaftliches-personal-weiblich@lists.unileoben.ac.at

wissenschaftliches-personal-weiblich

Forschungsnetzwerk

• robotics-worldwide@lists.kit.edu
• https://groups.google.com/g/ML-news
• https://lists.psfc.mit.edu/mailman/listinfo/machine_learning

Lehrveranstaltungsbeschreibung

• Nextcloud Dokumente unter (interner NC Link): https://cloud.cps.unileoben.ac.at/index.php/f/206304
• Diese Beschreibung ist die Grundlage für die Dateneingabe im MUOnline. 
• Inhalte in DE und EN.
• Wichtig sind due Zuordnungen zu Pflichtfächern, Wahlpflichtfächern.
• Wichtig sind die formalen Voraussetzungen.  

Die LV Beschreibung wird bei Bedarf an andere Lehrstühle verschickt und muss Fehlerfrei (Wochenstunden, ECTS, LV Typ, Titel, etc.) sein! 

Prüfen von Konflikten nach Studienplänen

Terminkonflikte mit anderen Pflicht- und Wahlpflichtfächern aus den zugeordneten Studiengängen (siehe LV Beschreibung oben) muss unbedingt vermieden werden. Alle Studierende sollen ihren Studienplan ohne Terminkollisionen umsetzen können.

Ausdrucken der Wochenstundenpläne nach Studiengang im MUOnline

Im MUOnline geht man wie folgt vor: 

1. Nach der Anmeldung klickt man auf den Punkt Studies / Course Offer
2.  Danach wählt man den relevanten Studiengang aus (hier im Bild ist es das Bachelor IDS Studium).

3. Als nächstes wählt man das Studienjahr und klickt auf Semesterplan.

4. Dann wählt man das zugehörige Semester aus und klickt auf das Kalendersymbol. Wichtig LVs die nur im Wintersemester stattfinden haben ungerade Semesterzahlen (1, 3, 5, …). 

5. Als nächstes müssen relevante Wochen ausgewählt werden. Dazu zuieht man das Semesterstartdatum heran.

• Wintersemester: 1.Oktober
• Sommersemster: 1.März

Wenn keine Einträge vorhanden sind, muss das Vorjahr ausgewählt werden. 

Wichtig ist mehrere Wochen zu betrachten um möglichst alle Terminkonflikte auszuschließen.  Unten sind 2 Beispiele für den Master Maschinenbau im Wintersemster. 

Prioritäten und Wahl eines geeigneten Termins

Aus den Wochenplänen erkennt man, dass z.B. Freitag ein ungünstiger Tag für eine neue LV wäre. 

Montag von 10:15 bis 12:00 würde gehen, aber es müssen noch alle anderen Semester und alle weiteren Studiengänge betrachtet werden. 

Es bietet sich an die Wochenpläne auszudrucken und auf einem Tisch auszulegen. Dann können Lücken gefunden werden. 

Prioritäten: 

• [Pflicht -> Pflicht] An erster Stelle stehen Konflikte mit anderen Pflichtfächern aus den Studiengängen in denen die neue LV auch ein Pflichtfach darstellt (Pflicht -> in den Klammern).
  • Empfohlenes Semester
  • Danach alle weiteren Winter- oder Sommersemester
• [Pflicht -> Wahlpflicht] Danach sollen Wahlpflichtfächer berücksichtigt werden. 
• [Wahlpflicht -> Pflicht] Studiengängen in denen die neue LV ein Wahlpflichtfach darstellt.
• [Wahlpflicht -> Wahlpflicht] WPF in  Studiengängen in denen die neue LV nur ein Wahlpflichtfach darstellt.

Oben ist die Auflistung einiger Wochenpläne für das Wintersemster, von oben nach unten und von links nach rechts, nach Prioritäten sortiert.

Hier gilt es nun 1-3 Terminslots mit möglichst wenigen Konflikten auszuwählen. 

Für diese 1-3 Termine müssen dann Räume gesucht werden. 

Abstimmen mit anderen Lehrstühlen:

• Gerade die Lehrstühle für Maschinenbau und IDS sollen immer telefonisch oder per Email kontaktiert werden um den Wunschtermin abzusichern.  

Ansprechperson an der MUL

• Christoph Leitold (christoph.leitold@unileoben.ac.at)

Publikationen

Vergleich der Publikationen auf unserer Webpage https://cps.unileoben.ac.at/publications/mit den Publikationen in PURE. Fehlende Einträge müssen erstellt werden. 

Neuer Eintrag: Contribution to Journal

Etwas verwirrend mag die Kategorisierung sein. Alle unsere Arbeiten sind unter dem Hauptpunkt “Contribution to Journal” angesiedelt. 

• Conference Article (our peer-reviewed conf., workshop and abstract papers)
• Article (real journal articles)

Für Exporte u. Importe aus dem Nicht-EU Ausland

• Zollvorschriften: https://mydhl.express.dhl/at/de/help-and-support/customs-clearance-advice/customs-regulatory-updates.html
• HAM. Code check: https://hs.e-to-china.com/

Importe / Exporte über die DHL

Hier sollen alle Daten vorab auf MyDHL+online eingetragen werden.

Hilfe gibte es hier

• https://dhl-news.com/624-82NYR-FTBW2X-4YH5EJ-1/c.aspx

Ansprechperson MUL

Finanzbuchhaltung: Nadja Schulhofer (nadja.schulhofer@unileoben.ac.at).

General Workflows and Agreements

Find below some general descriptions of workflows and agreements for working at our chair.

For any further question, you can always ask the whole CPS team.

Vacation Application Process

Please follow the instructions below, when you apply for any vacation days.  

1. Request my permission via email
   • Please always send me an email first, where you ask for my ok for your vacation plan. Otherwise, I will ignore any notifications from the SAP system.
   • Add Regina cc to the email
2. Apply for vacations in the online SAP portal (https://ess.unileoben.ac.at/)
   • I will receive an automatic email notification and will approve your application.
   • Without my approval, your application is not granted.
3. Add your vacation days to our “CPS Events” Calendar
   • All of you have write access to add your vacation days.  

Working from at Home

According to your work contract, you have to come to the office for work.

Exceptions based on eventually valid covid regulations will be communicated via emails from the president of the university.

Ablauf

• Spätestens alle 3 Monate sollen Mittel von der DFG abgerufen werden.
• Das erfolgt durch den Lehrstuhl.
• Mittelabruf mit dem Formular DFG-Vordruck 41.039 (41_039_deMUL_Template.doc).
• Offene Kostenpositionen können in SAP abgerufen werden, siehe Bilder unterhalb.

Kreditkartenabrechnungen

Kreditkartenabrechnungen oder Banküberweisungen in Vorleistung werden per Email an Frau Anja Schweinzger geschickt.Das ausgefüllte Refundierungsformular und die Belege müssen beigefügt werden.

Beschaffungen von Sachmittel

• Anlagen werden wie gewohnt per Formular angelegt. SAP Bestellungen per Kostentyp Anlage. Als Abrechnugnskonte das AP26019001 angeben.
• GWG ???

Transponder

Contact Helga Winklmayr, see our post on responsibilities.

Arbeitssicherheit

• Univ.-Prof. Dr. Elmar Rückert is responsiple for complying with the regulations.
• All new employees get a safety briefing.

XMAS Vouchers for CPS Members

• Every year, the chair can buy vouchers for the CPS members.
• Note that the univeristy also makes gifts to all non-accademic in form of vouchers.

General Process

• Wait till the university distributes the vouchers to all non-accademic staff members.
• The financial department usually informs about the max. possible amount and how much the university distributes (2021: 186,-max. 30,- uni).
• Fill out the Table in our cloud folder ‘Beschaffung/Weihnachtsfeier’ Q5.1_100_2_CPS_2021.xlsx (last column, vouchers).
• Call the Leoben City Center.
• Send an Email to the Leoben City Center (office@citymanagement-leoben.at) with the order details.
• Get the vouchers at the LCS 2nd floor.
• Send the invoice and the spreadsheet to the financial department.

Email Template

Sehr geehrte Damen und Herren,

 bitte bereiten sie uns Gutscheine in folgender Stückelung vor: 3×180€1×150€
 Die Rechnungsanschrift lautet: Montanuniversität LeobenLehrstuhls für Cyber-Physical-Systems
Franz-Josef-Straße 18, 
8700 Leoben, Austria 
UID-Nummer: ATU57480504 Vielen Dank und Schöne Grüße, Elmar Rückert

Feiertage in Österreich / Holidays in Austria

Here is a quick informative list of important Holidays. 
For other information of such nature, visit the main website of our University in Leoben.