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DFG Projektkostenabrechnung

Ablauf

  • Spätestens alle 3 Monate sollen Mittel von der DFG abgerufen werden.
  • Das erfolgt durch den Lehrstuhl.
  • Mittelabruf mit dem Formular DFG-Vordruck 41.039 (41_039_deMUL_Template.doc).
  • Offene Kostenpositionen können in SAP abgerufen werden, siehe Bilder unterhalb.


Kreditkartenabrechnungen

Kreditkartenabrechnungen oder Banküberweisungen in Vorleistung werden per Email an Frau Anja Schweinzger geschickt.Das ausgefüllte Refundierungsformular und die Belege müssen beigefügt werden.

Beschaffungen von Sachmittel

  • Anlagen werden wie gewohnt per Formular angelegt. SAP Bestellungen per Kostentyp Anlage. Als Abrechnugnskonte das AP26019001 angeben.
  • GWG ???



CPS Management

Transponder

Contact Helga Winklmayr, see our post on responsibilities.

Arbeitssicherheit

  • Univ.-Prof. Dr. Elmar Rückert is responsiple for complying with the regulations.
  • All new employees get a safety briefing.



How to get XMas Vouchers for CPS Members

XMAS Vouchers for CPS Members

  • Every year, the chair can buy vouchers for the CPS members.
  • Note that the univeristy also makes gifts to all non-accademic in form of vouchers.

General Process

  • Wait till the university distributes the vouchers to all non-accademic staff members.
  • The financial department usually informs about the max. possible amount and how much the university distributes (2021: 186,-max. 30,- uni).
  • Fill out the Table in our cloud folder ‘Beschaffung/Weihnachtsfeier’ Q5.1_100_2_CPS_2021.xlsx (last column, vouchers).
  • Call the Leoben City Center.
  • Send an Email to the Leoben City Center (office@citymanagement-leoben.at) with the order details.
  • Get the vouchers at the LCS 2nd floor.
  • Send the invoice and the spreadsheet to the financial department.

Email Template

Sehr geehrte Damen und Herren,

 bitte bereiten sie uns Gutscheine in folgender Stückelung vor: 3×180€1×150€
 Die Rechnungsanschrift lautet: Montanuniversität LeobenLehrstuhls für Cyber-Physical-Systems
Franz-Josef-Straße 18, 
8700 Leoben, Austria 
UID-Nummer: ATU57480504 Vielen Dank und Schöne Grüße, Elmar Rückert




Holidays in Austria

Feiertage in Österreich / Holidays in Austria

Here is a quick informative list of important Holidays. 
For other information of such nature, visit the main website of our University in Leoben.




Invoice Reimbursement Process at MUL

For Travel Reimbursements

  • NOT Confirmed!
  • Please download and fill out the form here.
  • ….

For HW/SW Purchases

In general, we should try to pay per invoice with the University as recipient.

However, often we need to pay our purchases via Credit-Card, PayPal or Bank-Transfer. In these cases the following reimbursement steps apply:

 

For Employees

  • Fill out the form Q5.5_400.
  • Change the term ‘Kreditkartenabrrechnung’ to ‘Banküberweisung’ for a Bank-Transfer.
  • Ask the chair or the secretary for the ‘Kostenstelle’.
  • Add your bank account details.
  • Print the form and sign it.
  • Get the signature from the chair.
  • Print a document that confirms your payment, e.g., a screenshot of the bank transfer with your name on it.
  • Send all documents via the ‘Hauspost’ (internal paper mail) to the department for finances and controlling.

For the Chair

In addition to the steps above, the form Q5.5_400 has to be signed by the Vice president, Mrs. Martha Mühlburger.




Checklist New Employee for Admins

When a new employee starts at the Chair of CPS, a number of things needs to be done by the Chair, the secretary and the technician. 

Just before the new employee starts

  • Add People Post.
  • Prepare a Workstation.
  • Prepare an office / desk.
  • Get a Transponder from MRs. Winklmayr.

Items to be done at the first day at work

Items to be done after the Work Contract was signed




Responsibilities & Contacts

This post provides information on whom to contact depending on your purpose.

Note that this post is continuously updated to keep the contact persons up-to-date. 

If you discover out-dated information, please contact our secretary

 

Sabine Fluch

  • CISCO telephone stations for new employees. 

sabine.fluch@unileoben.ac.at

 

Helga Winklmayr

  • Transponder. 

helga.winklmayr@unileoben.ac.at

Julia Schmidbauer

  • Knowledge- and Technology Transfer & Business Partnerships

julia.schmidbauer@unileoben.ac.at

Moodle Courses

SAP GUI MAC




Adding a New Post Guidelines

Clone an Existing Post

The best strategy is to clone an existing post. Filter all post by your target category. Select a post and clone it. 

Avoid Editing Simultaneously with Others a Post

Whenever you see the lock symbol, be careful. Contact the user first before you start editing the post. 

Click on Edit and Select the Categories & Featured Image

In the right panel, you see the categories list (left image below) and the featured image tab. 

Click on the publish button once you are done. 


User Proper Filenames for Images

Please always give your images a proper filename. That will make it easier for all to reuse images. 

 

Publish Your Post

Press the Publish button on the top right to save your post. Afterwards edit the content by pressing on the Elementor button in the center. 

Edit the Post in Elementor

We use the Elementor plugin to format our content. 

Use TitlesInner SectionsText FieldsImages, Videos and Shortcodes to present your content.

Adding Selected Publications to the Post

You can add publications to your post by pasting the following code into a shortcode element, enclosed by the parentheses [your code]

tplist include=”2,55,86″ entries_per_page=”5000″ image=”right” image_size=”150″ image_link=”self” template=”tp_template_2016″ link_style=”direct” as_filter=”true”

Make sure that you add the enclosing parentheses []!

The publication ids can be found in the publication list.




Beschaffung Handkasse

Ablauf

Es gibt ein QM Dokument zur Handkassennutzung.

Der Lehrstuhl führt ein Handkassenbuch.

  1. Berechtigungen zur Bedienung der Handkasse müssen bei Herrn Thomas Jud, der Finanzbuchhaltung eingetragen werden.
  2. Buchungen müssen in das QM Dokument eingetragen werden.
  3. Belege der Buchungen werden am Lehrstuhl verwahrt. 
  4. Monatlich wird das QM Dokument Herrn Thomas Jud persönlich vorgelegt. 
  5. Herr Thomas Jud verrechnet die monatlichen Buchungen mit der Kostenstelle des Lehrstuhl.

Befüllen der Handkasse

  • Die Handkasse wird nach der Monatsabrechnung durch Herrn Thomas Jud neu auf den Deckelbetrag von 200Euro befüllt.
  • Sollte die Kasse im laufenden Monat neu befüllt werden, kann das jederzeit durch Herrn Jud in der Finanzbuchhaltung erfolgen.



Beschaffung SAP Prozessablauf

Grundlagen & Unterlagen

  •  

Vorbereitungen zu jedem Vorgang

  1. Es wird ein Deckblatt erstellt (siehe die untenstehende Grafik).
  2. Es wird ein digitaler Ordner in unserem NAS angelegt.
  3. Der Orndername folgt folgendem Schema:
    Firma – Bez.der.Komponenten – SAPNummer.
    Z.b.: Alternate – RTX3060TI  – 4500190015.
  4. Parallel wird eine Ablage im Papierordner angelegt.

Obiger Prozessablauf ist aktuell zu halten. Prinzipiell bietet es sich an, zuerst die Bestellung abzuschicken und erst danach die SAP Bestellung mit den korrekten Nettobeträgen anzulegen. 

Wichtig, dem Lehrstuhl werden Bruttobeträge verrechnet und die Universität ist NICHT VORSTEUER-ABZUGSBERECHTIGT.

Ablauf CPS Intern

  1. Jeder Mitarbeiter kann den Bedarf über unsere Online Tabelle mitteilen.
  2. Die Freigabe erfolgt durch Vorgesetzte (Senior Researcher, Sekretariat, Leitung). Sie nehmen die Beschaffung vor.
  3. Vergleich ab 400€ sinnvoll aber die  Checkliste CPS_BegruendungBeschaffung.docx genügt auch. Mitarbeiter können aber Vergleiche einholen (z.B. mittels https://geizhals.at) und im NAS Server unter Beschaffung ablegen. Siehe die Anmerkungen oben zur Namensgebung der Ordner.
  4. Das Konto muss mit dem Lehrstuhlleiter abgeklärt werden. Es ist auch möglich mehrere Konten in einer Bestellung zu bedienen.

Ablauf SAP Part I

  1. In SAP prüfen ob der Lieferant schon angelegt ist. Ansonsten muss das Formular Muster Formular KREDITOR.docx ausgefüllt und per Email abgeschickt werden.
  2. Die Rechnung muss digital und im Papierordner abglegt werden. 
  3. Ab einem Wert von über 800€ müssen Anlagennummern per Email mit dem Formular Muster ANLAGE.docx beantrag werden.
  4. SAP Bestellung mit den korrekten Nettobeträgen anlegen. Auf die Anlagennummern warten.
  5. SAP Nummer zum Ordnernamen hinzufügen.
  6. Rechnung an  rechnungseingang@unileoben.ac.at schicken. Auch Amazon Rechnungen.

Hinweise zum Anlegen von SAP Bestellungen

Folgende Materialtypen werden von uns häufig genutzt (eine Liste ist oben verlinkt):

  • 151 GWG – Geringwertige Güter
  • 174 Labor-Anlagen
  • 184 EDV-Anlagen

Ablauf SAP Part II

  1. Bei Warenerhalt: Den Lieferschein digital und im Papierordner ablegen.
  2. Den Wareneingang in SAP bestätigen.
  3. Den Rechnungseingang der SAP Bestellnummer zuordnen. Dabei soll der den Rechnungsbetrag mit dem Betrag der SAP Bestellung übereinstimmen.
  4. Der digitale Ordner wird in den Ordner _Erledigt verschoben.
  5. Der Papierordner wird in der Mappe für erledigte Beschaffungsvorgänge abgelegt.
  6. Der Bruttobetrag wird in der Finanzübersichtstabelle KontenübersichtCPS.xlsx eingetragen.

Wie soll die Rechnung aussehen

  1. AT: mit MWST und eventuell mit UID.
  2. EU: Ohne MWST aber WICHTIG MIT UID.
  3. Non-EU: ohne MWST oder mit ausgewiesenem Nettobetrag. Überwiesen wird der im Land relevante Bruttobetrag. 

Wann wird welches Konto verwendet

  1. Laufende Kostenstelle 101900 [SAP Kontotyp: Kostenstelle oder Anlage]: für Beschaffungen unter 2000€ im Bereich der Lehre.
  2. Berufungsmittel ABZ019000 [SAP Kontotyp: Auftrag  oder Anlage]: Bei Anlagen und immer bei Beträgen über 2000€.
  3. DFG Projekt AP26019001 [SAP Kontotyp: Auftrag oder Anlage]: Ausgewählte Hardware (Workstations, Roboterarme, Gripper, Sensoren), Konferenzgebühren, Publikationskosten für die Forschung im Bereich Robotic.

Details zu §26 Projekten

3rd Party funding projects like our DFG Train project require special treatment in SAP. Two cases have to be differentiated.

Anlagen (über 1500€)

  • Fill out the ‘Kreditor’ form to obtain the ‘Anlagen’ number.
  • Std. process of creating a SAP order.
  • Select the ‘Kontotyp’ Anlage.

LGWG unter 800€

Send the invoice (without VAT number of the university) to Mrs. Anja Schweinzger (anja.schweinzger@unileoben.ac.at).