Test SAP

Elmar Rueckert wiki_administrative
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Grundlagen & Unterlagen

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Vorbereitungen zu jedem Vorgang

  1. Es wird ein Deckblatt erstellt (siehe die untenstehende Grafik).
  2. Es wird ein digitaler Ordner in unserem NAS angelegt.
  3. Der Orndername folgt folgendem Schema:
    Firma – Bez.der.Komponenten – SAPNummer.
    Z.b.: Alternate – RTX3060TI  – 4500190015.
  4. Parallel wird eine Ablage im Papierordner angelegt.

Obiger Prozessablauf ist aktuell zu halten. Prinzipiell bietet es sich an, zuerst die Bestellung abzuschicken und erst danach die SAP Bestellung mit den korrekten Nettobeträgen anzulegen. 

Wichtig, dem Lehrstuhl werden Bruttobeträge verrechnet und die Universität ist NICHT VORSTEUER-ABZUGSBERECHTIGT.

Ablauf CPS Intern

  1. Jeder Mitarbeiter kann den Bedarf über unsere Online Tabelle mitteilen.
  2. Die Freigabe erfolgt durch Vorgesetzte (Senior Researcher, Sekretariat, Leitung). Sie nehmen die Beschaffung vor.
  3. Vergleich ab 400€ sinnvoll aber die  Checkliste CPS_BegruendungBeschaffung.docx genügt auch. Mitarbeiter können aber Vergleiche einholen (z.B. mittels https://geizhals.at) und im NAS Server unter Beschaffung ablegen. Siehe die Anmerkungen oben zur Namensgebung der Ordner.
  4. Das Konto muss mit dem Lehrstuhlleiter abgeklärt werden. Es ist auch möglich mehrere Konten in einer Bestellung zu bedienen.

Ablauf SAP Part I

  1. In SAP prüfen ob der Lieferant schon angelegt ist. Ansonsten muss das Formular Muster Formular KREDITOR.docx ausgefüllt und per Email abgeschickt werden.
  2. Die Rechnung muss digital und im Papierordner abglegt werden. 
  3. Ab einem Wert von über 800€ müssen Anlagennummern per Email mit dem Formular Muster ANLAGE.docx beantrag werden.
  4. SAP Bestellung mit den korrekten Nettobeträgen anlegen. Auf die Anlagennummern warten.
  5. SAP Nummer zum Ordnernamen hinzufügen.
  6. Rechnung an  rechnungseingang@unileoben.ac.at schicken. Auch Amazon Rechnungen.

Hinweise zum Anlegen von SAP Bestellungen

Folgende Materialtypen werden von uns häufig genutzt (eine Liste ist oben verlinkt):

  • 151 GWG – Geringwertige Güter
  • 174 Labor-Anlagen
  • 184 EDV-Anlagen

Ablauf SAP Part II

  1. Bei Warenerhalt: Den Lieferschein digital und im Papierordner ablegen.
  2. Den Wareneingang in SAP bestätigen.
  3. Den Rechnungseingang der SAP Bestellnummer zuordnen. Dabei soll der den Rechnungsbetrag mit dem Betrag der SAP Bestellung übereinstimmen.
  4. Der digitale Ordner wird in den Ordner _Erledigt verschoben.
  5. Der Papierordner wird in der Mappe für erledigte Beschaffungsvorgänge abgelegt.
  6. Der Bruttobetrag wird in der Finanzübersichtstabelle KontenübersichtCPS.xlsx eingetragen.

Wie soll die Rechnung aussehen

  1. AT: mit MWST und eventuell mit UID.
  2. EU: Ohne MWST aber WICHTIG MIT UID.
  3. Non-EU: ohne MWST oder mit ausgewiesenem Nettobetrag. Überwiesen wird der im Land relevante Bruttobetrag. 

Wann wird welches Konto verwendet

  1. Laufende Kostenstelle 101900 [SAP Kontotyp: Kostenstelle oder Anlage]: für Beschaffungen unter 2000€ im Bereich der Lehre.
  2. Berufungsmittel ABZ019000 [SAP Kontotyp: Auftrag  oder Anlage]: Bei Anlagen und immer bei Beträgen über 2000€.
  3. DFG Projekt AP26019001 [SAP Kontotyp: Auftrag oder Anlage]: Ausgewählte Hardware (Workstations, Roboterarme, Gripper, Sensoren), Konferenzgebühren, Publikationskosten für die Forschung im Bereich Robotic.

Details zu §26 Projekten

3rd Party funding projects like our DFG Train project require special treatment in SAP. Two cases have to be differentiated.

Anlagen (über 1500€)

  • Fill out the ‘Kreditor’ form to obtain the ‘Anlagen’ number.
  • Std. process of creating a SAP order.
  • Select the ‘Kontotyp’ Anlage.

LGWG unter 800€

Send the invoice (without VAT number of the university) to Mrs. Anja Schweinzger (anja.schweinzger@unileoben.ac.at).